Nếu bạn cần phải tổ chức một kì nghỉ cho công ty, đó là một dự án. Nếu bạn được giao cho công việc khảo sát một dự án nhà đất nào đó để chuẩn bị xây dựng cao ốc, phối hợp với các nhà thầu xây dựng và bạn làm việc với một nhóm 300 người, đó chắc chắn là một dự án. Thậm chí là bạn chuẩn bị một bài phát biểu mà bạn chuẩn bị thực hiện cũng được coi là một dự án vì nó có những đặc điểm nhất định. Loạt bài “Hướng dẫn cơ bản trong Project Professional 2010” đưa bạn bước vào thế giới Microsoft Project trong giải pháp EPM. Cho dù là một dự án nhỏ hay là những dự án cũng đều có những đặc điểm sau:
Mục tiêu tổng thể
Người đóng vai trò quản lý dự án
Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc.
Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng)
Mối quan hệ giữa thời gian và công việc
Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư….) để hoàn thành công việc
Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)
Một công việc có thể trải rộng ra hoặc chi tiết nếu bạn muốn. Ví dụ bạn có thể tạo một công việc duy nhất hoặc tạo ra bản tóm tắt công việc và các công việc con bên dưới. Ví dụ một dự án truyền thông, quảng cáo bằng phương tiện truyền thông thì các công việc con là thiết kế, chỉnh sửa, xem lại và cuối cùng là thực hiện quảng bá.
Thời gian trong dự án cũng là vấn đề rất quan trọng. Hầu hết tất cả công việc trong dự án đều có thời gian, đó chính là khoảng thời gian để thực hiện công việc có điểm bắt đầu và kết thúc.
Nếu một công việc mà không có thời gian cụ thể thì nó đơn giản là một công việc có bản chất đánh dấu mốc thời gian, chẳng hạn bạn bạn phê duyệt một biên bảng báo cáo ngân sách hoặc xem lại danh sách các thành viên trong dự án.
Microsoft Project không cung cấp cho bạn cách làm việc hiệu quả với thời gian. Bạn phải xác định và thiết lập thời gian hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của riêng bạn. Chẳng hạn thiết kế một phần mềm mất 3 tuần hay 3 tháng hoặc xin giấy phép của Sở xây dựng trong 5 ngày hay 10 ngày. Microsoft Project cũng không phải là một nhà tiên tri do đó bạn phải cung cấp các dữ kiện, số liệu để xây dựng lịch trình dự án của bạn. Sau khi nhập thông tin vào, Microsoft sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ, lịch trình của dự án và một số tính năng mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Tính phụ thuộc của công việc:
Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc:
Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó.
Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó.
Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn.
Sắp xếp nguồn lực
Khi lần đầu tiên sử dụng Microsot Project, có một số nhầm lẫn về nguồn lực. Nguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng.
Microsoft Project cho bạn 3 loại nguồn lực sau: nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí. Nguồn lực làm việc được tính bằng giờ hoặc ngày làm việc trên một công việc, nguồn lực này điển hình là con người. Nguồn lực vật chất chẳng hạn như vật tư, sắt thép, được tính với chi phí mỗi lần sử dụng hoặc một đơn vị đo lường.
Nguồn chi phí là chi phú cụ thể cho mỗi lần mà bạn sử dụng nó và nó có thể thay đổi theo công việc. Ví dụ một buổi hội thảo của các chuyên giá có thể tốn khoản 250$ cho một lần và lần kế tiếp có thể là 500$. Với hội thảo này chỉ làm thay đổi nguồn chi phí mà không thay đổi về thời gian tổ chức.
Một số nguồn lực như con người sẽ thực hiện công việc của họ theo lịch. Nếu một người làm việc 8 giờ một ngày và bạn thiết lập cho người đó một công việc mất 24h để hoàn thành, do đó sẽ mất 3 ngày làm việc để hoàn thành công việc.
Trong khi đó, một người khác làm việc 12 giờ thì sẽ mất 2 ngày để hoàn thành công việc tương tự. Ngoài ra bạn có thể thiết lập công việc tùy ý chẳng hạn làm việc theo ca hoặc 1 tuần chỉ làm 4 ngày.
Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Project Professional 2010. Password: 9Wi$4F60
Đánh giá
Chưa có đánh giá nào.